Co sprawia, że warto mieć elektroniczny podpis kwalifikowany ?

Profil zaufany a elektroniczny certyfikat kwalifikowany

Sieć gwarantuje ciągle sporo różnych możliwości, za jego pośrednictwem da się załatwić co raz więcej spraw, też administracyjnych i urzędowych. W tym celu można głównie stosować dwa typy potwierdzania tożsamości: osobisty profil zaufany albo elektroniczny certyfikat kwalifikowany.

Obie te metody powstały w celu zastąpienia do tej pory stosowanego podpisu ręcznego. Chociaż nie eleiminują go na stałe, dla sporej liczby osób stosowanie elektronicznych wersji uwierzytelniania tożsamości jest wygodniejsze i redukuje wykorzystaną ilość czasu. Jak wiadomo załatwianie spraw np. urzędowych zazwyczaj łączy się z wypełnianiem wniosków. Zastosowanie elektronicznych metod pozwala na zmniejszenie czasu, który dotychczas każdy musiał przeznaczyć, żeby dotrzeć do urzędu, często także wyczekać w kolejce, a następnie załatwić formalności. Dzięki profilowi zaufanemu i certyfikatowi kwalifikowanemu, takie same rzeczy można załatwić bez opuszczania mieszkania.

Co wybrać? Profil zaufany czy elektroniczny e-podpis ?

Na początek należy zauważyć, że elektroniczny certyfikat kwalifikowany zapewnia więcej możliwości w przeciwieństwie do profilu zaufanego. Zastanawiając się nad profilem zaufanym, a podpisem elektronicznym warto najpierw pomyśleć, jak będziemy go potrzebować. Profil zaufany znajdzie zastosowanie tylko w sprawach urzędowych  na przykład do kontaktu z ZUS, ePUAP i CEIDG. Elektroniczny certyfikat ma natomiast większe funkcje, z powodu czego wielu właścicieli firm go wybiera. Kwalifikowany e-podpis jest wielofunkcyjny i uwierzytelnia każdy plik, jaki można było do tego momentu podpisywać ręcznie. Zgodmie z tym oprócz spraw urzędowo-administracyjnych przez elektroniczny podpis podpiszemy również między innymi umowy, e-maile oraz kontrakty z kontrahentami biznesowymi.

Ważną różnicą pomiędzy profilem zaufanym, a podpisem kwalifikowanym jest to, że pierwszy z nich jest zupełnie bezpłatny, natomiast za elektroniczny podpis kwalifikowany należy zapłacić. Patrząc jednak na jego większe zastosowanie, warto rozważyć zakup. Kwalifikowany podpis elektroniczny będzie ważny na okres roku, dwóch, lub trzech lat, a po upływie tego czasu można go bez trudu odnowić. Profil zaufany również ma swój odnawialny termin ważności do 3 lat.

Jeżeli ktoś potrzebuje zaledwie kontaktu z urzędem, profil zaufany będzie całkowicie wystarczający. Natomiast elektroniczny e-podpis jest standardem w biznesie. Pomimo kosztów  – dość nie najwyższych, dzieląc kwotę na pełen czas aktywności podpisu – jego używanie jest tak przydatne, że co raz częściej stanowi fundament efektywnego działania . Szczególnie, że e-podpis działa pod kontrolą współczesnych udoskonaleń technologicznych, gwarantujących potwierdzone bezpieczeństwo.

Zalety posiadania podpisu kwalifikowanego

Oprócz tego samego zastosowania, które oferuje profil zaufany, podpis kwalifikowany  umożliwia również regulowanie wielu innych dokumentów. Dla przykładu przez osobisty podpis kwalifikowany np. można podpisywać i składać deklaracje i sprawozdania do KRS oraz w systemie Płatnik, Jednolity Plik Kontrolny JPK, zawierać kontrakty na odległość oraz uczestniczyć w aukcjach i przetargach elektronicznych. Obok tego pozwala na sygnowanie faktur oraz Jednolitych Europejskich Dokumentów Zamówienia. To zaledwie kilka przykładów. Elektroniczny certyfikat służy podpisywaniu wszystkich ważnych dokumentów i ma taką samą prawną moc co podpis odręczny.

Jak zdobyć elektroniczny podpis kwalifikowany?

Elektroniczne certyfikaty kwalifikowane sprzedawane są przez dostawców certyfikowanych przez Narodowe Centrum Certyfikacji. Pośród szczególnie popularnych jest elektroniczny certyfikat Eurocert. By zdobyć osobisty e-podpis należy wykupić w jednym ze sklepów partnerskich Eurocert zestaw zawierający potrzeby sprzęt i oprogramowanie, przy tym określając, jak długo okres ważności certyfikat jest nam potrzebny. Po otrzymaniu kompletu, należy zainstalować oprogramowanie do obsługi podpisu na wybranym sprzęcie, po czym umówić się na spotkanie w siedzibie partnera sprzedaży, w którym odpowiedzialny pracownik zweryfikuje personalia nabywcy. Tylko w ten sposób certyfikat stanie się aktywny i dobry do użytku. Wypełnienie formalności w siedzibie nie zajmuje więcej niż 15-20 minut i należy na nie zabrać dokument potwierdzający tożsamość oraz fakturę zakupu certyfikatu kwalifikowanego.

W jaki sposób korzystać z elektronicznego certyfikatu kwalifikowanego?

Od momentu instalacji programu na wybranym komputerze oraz aktywacji elektronicznego certyfikatu kwalifikowanego, przez potwierdzenie tożsamości, można korzystać z podpisu dowolnie. Sama obsługa oprogramowaniu nie powinna stanowić większego trudu. Wystarczy włączyć czytnik,  wprowadzić kartę, a następnie przez oprogramowanie widoczną funkcją „podpisz” nanieść na przygotowany plik elektroniczny podpis, kierując się dostępnymi opcjami formatu.

Chociaż elektroniczny podpis kwalifikowany używany jest często między  przedsiębiorcami, jest on tak samo dostępny dla prywatnych osób. Taki podpis elektroniczny zapewni pełne bezpieczeństwo i poprawność dokumentów zawartych z firmami, urzędami lub innymi osobami prywatnymi.

Podpis elektroniczny Toruń