Dlaczego warto posiadać osobisty e-podpis?

Profil zaufany a certyfikat kwalifikowany

Internet oferuje obecnie sporo różnych możliwości, po przez niego można załatwić co raz więcej spraw, również urzędowych i administracyjnych. Do tego można głównie stosować dwa typy potwierdzania tożsamości: osobisty profil zaufany albo certyfikat kwalifikowany.

Te dwie alternatywy powstały z myślą zastąpienia do tego momentu używanego podpisu ręcznego. Chociaż nie wypierają go na stałe, dla znacznej ilości przedsiębiorców używanie elektronicznych sposobów uwierzytelniania tożsamości jest bardziej komfortowe oraz oszczędza znaczną ilość czasu. Warto wspomnieć, że troska o pozytywny wynik spraw np. urzędowych przeważnie wiąże się z wypełnianiem wielu wniosków. Wykorzystanie elektronicznych wariantów umożliwia zredukowanie czasu, który do tej pory każdy musiał przeznaczyć, aby dojechać do urzędu, zwykle także wyczekać w kolejce, a dopiero potem załatwić potrzebne sprawy. Dzięki profilowi zaufanemu oraz certyfikatowi kwalifikowanemu, takie same formalności można wypełnić bez opuszczania biura.

Co lepsze? Profil zaufany czy podpis kwalifikowany?

Na wstępnie od razu warto zauważyć, że certyfikat kwalifikowany dostarcza większych możliwości w przeciwieństwie do profilu zaufanego. Zastanawiając się nad profilem zaufanym, a kwalifikowanym e-podpisem warto na początek pomyśleć, do czego będziemy go potrzebować. Profil zaufany przyda się tylko w celu zatwierdzania dokumentów urzędowych  na przykład do kontaktu z ZUS, ePUAP czy CEIDG. Elektroniczny certyfikat kwalifikowany ma natomiast szersze przeznaczenie, co sprawia, że spora liczba przedsiębiorców go preferuje. Kwalifikowany e-podpis jest wielofunkcyjny i potwierdza każdy dokument, który można było dotąd podpisywać ręcznie. To oznacza, że obok spraw urzędowo-administracyjnych przez elektroniczny podpis kwalifikowany można sygnować również m.in. umowy, e-maile lub kontrakty ze wspólnikami biznesowymi.

Ważną różnicą między profilem zaufanym, a certyfikatem kwalifikowanym jest to, że profil jest całkowicie darmowy, z kolei za certyfikat kwalifikowany trzeba zapłacić. Biorąc jednak pod uwagę jego szersze zastosowanie, warto przemyśleć zakup. Kwalifikowany podpis będzie aktywny na okres roku, dwóch, lub trzech lat, a po tym czasie można go bez przeszkód odnowić. Profil zaufany również ma swój termin ważności sięgający 3 lat.

Jeżeli ktoś potrzebuje zaledwie kontaktu z urzędem i administracją, profil zaufany okaże się całkowicie wystarczający. Z kolei e-podpis kwalifikowany okazuje się standardem w biznesie. Pomimo kosztów  – właściwie nie najwyższych, rozkładając kwotę na pełen okres aktywności podpisu – jego używanie jest tak przydatne, że w co raz większej ilości firm stanowi fundament efektywnego działania . Dlatego, że e-podpis kwalifikowany tworzony pod kontrolą nowoczesnych rozwiązań technicznych, gwarantujących potwierdzone bezpieczeństwo.

Plusy posiadania e-podpisu kwalifikowanego

Obok tego samego wykorzystania, jakie gwarantuje nam profil zaufany, elektroniczny podpis kwalifikowany  umożliwia również dopełnianie wielu innych formalności. Dla przykładu stosując osobisty podpis kwalifikowany m.in. można sygnować oraz składać deklaracje i sprawozdania do KRS i w systemie Płatnik, JPK, czyli Jednolity Plik Kontrolny, zatwierdzać umowy lub uczestniczyć w przetargach i aukcjach online. Poza tym pozwala na sygnowanie faktur i Jednolitych Europejskich Dokumentów Zamówienia. To zaledwie kilka przykładów. Elektroniczny certyfikat kwalifikowany służy sygnowaniu wszystkich istotnych dokumentów oraz ma taką samą moc prawną co podpis odręczny.

Jak uzyskać osobisty e-podpis?

Osobiste e-podpisy sprzedawane są przez dostawców certyfikowanych przez Narodowe Centrum Certyfikacji. Jednym z szczególnie popularnych jest certyfikat kwalifikowany Eurocert. Żeby mieć podpis elektroniczny trzeba wykupić w sklepie partnerskim Eurocert zestaw zawierający potrzeby sprzęt oraz program, przy okazji wskazując, na jak długi czas ważności certyfikat jest nam użyteczny. Po odbiorze kompletu, trzeba zainstalować program obsługujący podpis na wybranym sprzęcie, po czym umówić się na spotkanie w siedzibie punktu sprzedaży, w którym wyznaczony pracownik zweryfikuje personalia nabywcy. Tylko w takim przypadku certyfikat kwalifikowany stanie się aktywowany oraz możliwy do użytku. Spotkanie w siedzibie zabierze więcej czasu niż ok. 15 minut i trzeba na nie zabrać dokument potwierdzający tożsamość i fakturę zakupu certyfikatu kwalifikowanego.

W jaki sposób używać certyfikatu kwalifikowanego?

Od momentu instalacji programu na komputerze i aktywacji certyfikatu kwalifikowanego, przez potwierdzenie tożsamości, można używać podpisu bez ograniczeń. Praca na kartach programu nie powinna sprawić większego trudu. Wystarczy podłączyć czytnik,  wprowadzić kartę, a potem przez program widoczną opcją „podpisz” wstawić na wybrany dokument elektroniczną sygnaturę, kierując się wskazanymi możliwościami formatu.

Chociaż osobisty e-podpis kojarzy się z  przedsiębiorstwami, jest on również dostępny dla prywatnych osób. Taki podpis kwalifikowany zapewni całkowite bezpieczeństwo oraz poprawność dokumentów zawartych z urzędami, firmami albo prywatnymi osobami.

https://podpis-elektroniczny.blacksoft.pl