Prowadzenie firmy wiąże się wprost z koniecznością prowadzenia księgowości. Na podstawie dowodów księgowych ewidencjonowane są wszystkie wydarzenia finansowe zachodzące w firmie, za sprawą czego zdecydowanie łatwiej analizować wydatki. Dowody księgowe obejmują m.in. dane na temat zakupów i sprzedaży, inwestycji czy wydatków firmy oraz informacje z działu podatków czy wynagrodzenia pracowników. Z uwagi na to, że księgowość jest ważnym i rozbudowanym działem niemal każdej firmie, biorąc pod uwagę jej wielkość potrzebna jest księgowa, współpraca z biurem rachunkowym lub pełen wydział odpowiedzialny za prowadzenie ewidencji rachunkowej.

Możliwe są dwa podstawowe sposoby prowadzenia księgowości, są to: księga handlowa, inaczej pełna księgowość oraz księga przychodów i rozchodów, czyli księga podatkowa. Reguły wskazane w ustawie o rachunkowości regulują zasady, które wskazują, jakie firmy powinny wybrać pełną księgowość, a jakim w zupełności wystarczy księga przychodów i rozchodów. W zależności od formy działalności gospodarczej oraz od samego charakteru przedsiębiorstwa i przychodu w roku obrotowym.

Sposoby prowadzenia księgowości

Księga handlowa to najobszerniej rozbudowana forma rozliczeń. Poprzez szczegółowe dane pokazuje finansową sytuację firmy: płynność, rentowność oraz gospodarność finansową. Na podstawie księgi handlowej firma rozlicza się z organami podatkowymi. Zgodnie z ustawą o rachunkowości do posiadania księgi handlowej zobowiązane są m.in. spółki handlowe w tym kapitałowe, osobowe oraz spółki w organizacji, fundacje i stowarzyszenia nawet , gdy ich źródłem przychodu są wyłącznie składki członkowskie, a także województwa, powiaty, gminy i ich związki. Ponadto pełną księgowość prowadzą osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, jeżeli w poprzednim roku obrotowym ich przychody netto ze sprzedaży produktów, towarów i operacji finansowych wyniosły przynajmniej wartość 2.000.000 euro w złotówkach.

Z kolei księga przychodów i rozchodów to księgowość uproszczona. Wpisy na temat rozchodów i przychodów muszą zawierać w tym przypadku spis dochodów, przychodów i kosztów z rozgraniczeniem na podatkowe zwolnienia. Do zestawień w księdze przychodów i rozchodów muszą być dodane również ewidencje środków trwałych, zatrudnionych osób, a także wykaz dochodów zwolnionych z podatku z poprzednich lat. Księgę przychodów i rozchodów prowadzą osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz partnerskie spółki, których przychód pełnego roku nie jest wyższy 2.000.000 euro w złotówkach.

Sposób prowadzenia księgowości uzależniony jest od obszaru działalności firmy, charakteru, wielkości oraz struktury. O tym, któremu sposobowi prowadzenia księgowości musi podlegać dana działalność gospodarcza zawsze warto omówić ze specjalistą. Dla porównania zakładając firmę z pomocą biura rachunkowego, przedsiębiorca z łatwością otrzyma porady wprost od księgowej, która forma okaże się najwłaściwsza.

Elektroniczna księgowość

Tak jak w pozostałych obszarach, w księgowości też powstają nowe metody technologiczne. Szczególnym udogodnieniem w prowadzeniu biznesu są stworzone w ciągu ostatnich lat programy komputerowe, gwarantujące profesjonalne prowadzenie księgowości. Z reguły tego typu programy da się wykupić w abonamencie lub na własność. Znaczna część biur rachunkowych korzysta z takich programów, głownie z uwagi na to, że elektroniczna księgowość jest dużym ułatwieniem pracy księgowej, ale także wygody przedsiębiorcy. Pośród różnych funkcji w księgowości online zawierają się: umiejętność szybkiego i sprawnego wystawiania, przekazywania, a także zbierania dowodów księgowych, zmian planów kont, szybkiego podglądu finansów lub wglądu w informacje o podatkach i składkach ZUS. Zazwyczaj program księgowości online jest bardzo łatwy w obsłudze, a wszelkie aktualizacje pilnują, aby program był ciągle zgrany z aktualnymi przepisami.

W jaki sposób współpracować z księgową?

Opcje współpracy z księgową są różne. W wypadku ogromnych przedsiębiorstw, gdzie jest wiele generowanych dokumentów księgowych, najbardziej korzystne będzie zatrudnienie księgowej (lub nawet zatrudnienie pełnego działu księgowego) na etat. W przypadku mniejszych i średnich przedsiębiorstw zwykle stosowaną praktyką jest powierzenie spraw księgowych, nawiązując współpracę z biurem rachunkowym. Ważne we współdziałaniu z księgową jest ustalenie narzędzi, z których będą używać dwie strony, aby w bardzo sprawny sposób przekazywać dokumenty i wszelkie działania księgowe. W księgowości należy pilnować terminów, z uwagi na to wszystkie dokumenty, zawsze kompletne i jak najpoprawniej opisane powinny trafiać do księgowej we właściwym czasie. Ponadto potrzebna jest również dobra komunikacja. Elementem komunikacji oddziałującym na komfortową współpracę, na jaki warto zwrócić uwagę jest szybki przepływ informacji. Księgowa musi posiadać dostęp do elementarnych danych finansowych i sytuacji przedsiębiorstwa, by móc rzetelnie wypełniać swoje zadania.

taxbiuro.net